Вимоги до складання наказів

Загальні вимоги

Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Основне призначення розпорядчих документів — регулювання діяльності, що дозволяє забезпечити реалізацію поставлених перед школою завдань.

Наказ — а) це розпорядчий документ, який видає керівник на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції; 2) це категорична форма управлінського рішення, яка вимагає обов’язкового і своєчасного виконання завдань, визначених у ньому.

Накази видають на основі та для виконання законів, постанов, розпоряджень, указів Президента, Уряду, Верховної Ради, Кабінету Міністрів, Міністерства освіти і науки України, нормативних актів органів освіти обласного і районного (міського) управлінь (відділів), місцевих владних структур.

За своїм призначенням усі накази поділяються на ініціативні й такі, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що відбуваються всередині навчального закладу. Підставою для видання  такого наказу можуть бути довідка, доповідна записка, акт.

Відповідно до пункту 3.1.1. Типової інструкції з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності, затвердженої  наказом Міністерства освіти і науки України від 28.07.2013 № 1239 (далі — Типова інструкція) накази видаються з:

• основних питань діяльності;
• адміністративно-господарських питань;
• кадрових питань (особового складу) .

Для оформлення наказів використовують шрифт із такими параметрами: розмір — 12-14 друкарських пунктів; гарнітура — Times New Roman.

Наказ (розпорядження), як правило, оформлюється на бланку загальноосвітнього навчального закладу (пункт 3.1.4 Примірного положення).

Кількість наказів і періодичність їх видання визначає керівник навчального закладу з урахуванням типу навчального закладу, його потреб та специфіки діяльності.

Накази мають бути:

• науково-обґрунтованими;
• грамотними;
• законними;
• не суперечливими за замістом;
• своєчасними;
• чіткими, логічно послідовними, закінченими;
• конкретними.

Наказ доцільно писати короткими реченнями. Текст має бути точним, не допускати різних тлумачень. Кожна нова думка викладається з абзацу.

Виокремлюють такі етапи підготовки наказів:

· вивчення суті питання;

· складання проекту наказу;

· оформлення наказу;

· погодження;

· підписання;

· доведення наказу до виконавців (заінтересованих установ або осіб).

Установчі накази стосуються різних сторін шкільного життя, а тому їх кількість визначити неможливо. До них, наприклад, належать такі накази: про створення тарифікаційної чи атестаційної комісії, про призначення відповідального за ведення ділової документації, про затвердження правил внутрішнього розпорядку та інші.  Установчі накази, як правило, видаються на виконання законодавчих та нормативно-правових документів в галузі освіти.

Констатуючо-установчі накази, як правило, стосуються питань навчально-виховної роботи. Підставою для їх видання можуть бути:

• результати перевірки стану викладання навчального предмету, виконання навчальних програм;
• результати державної підсумкової атестації учнів, проведення шкільних олімпіад і змагань;
• вивчення стану позакласної та позашкільної роботи;
• результати перевірки ведення шкільної документації;
• результати проведення контрольних робіт, анкетування, тестування, діагностування учнів;
• рішення педагогічних рад тощо.

Бажано, щоб у школі періодично узагальнювались у наказах також і такі питання:

• виконання Законів України «Про освіту», «Про загальну середню освіту», Концепції національного виховання і таке інше;
• виконання планів роботи школи;
• виконання рішень педагогічної ради;
• результативність методичної роботи;
• створення необхідних умов для здобуття загальної середньої освіти.

Видання окремих установчих і констатуючих наказів керівники шкіл повинні передбачати у річному плані.

Аналітичні накази — найбільш складні накази. В них узагальнюються підсумки вивчення досвіду роботи вчителів, груп вчителів, методичних об’єднань з метою його розповсюдження, результати дослідницької та експериментальної роботи в школі, підсумки реалізації єдиної науково-методичної проблеми, запровадження педагогами інновацій та перспективного досвіду.

Структура наказу

Дата

Відповідно до п. 2.5.6. Типової інструкції дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться (наприклад: 01.06.2013).

У тексті наказу, що містить посилання на нормативно-правові акти застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 03 квітня 2013 року. Дозволяється застосовувати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 01 червня 2013 р.

Нумерація

Номер наказу, який складається зі знака № і порядкового номера наказу, зазначається після його дати.

Відповідно до п. 3.1.15 Примірного положення накази нумеруються у порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

Назва (заголовок)

Зміст наказу коротко викладається в назві (заголовку), яка починається з прийменника «Про» та складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про створення...») або іменника («Про підсумки...»).

Крапка в кінці заголовка наказу не ставиться.

Відповідно до п. 2.5.5 Типової інструкції назва наказу повинна відповідати назвам, передбаченим Державним класифікатором управлінської документації ДК010-89, що затверджено наказом Державного комітету України по стандартизації від 31 грудня 1998 року № 1024, зокрема:

Відповідно до п. 3.1.5 Типової інструкції тексти наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань складаються з двох частин — констатуючої (преамбули) та розпорядчої.

Констатуюча частина (преамбула)

У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Констатуюча частина може починатися зі слів «На виконання...», «З метою...» тощо.

Факти й міркування, які зумовили видання наказу, подаються стисло, лаконічно.

Якщо наказ видається на підставі іншого розпорядчого документа, то у констатуючій частині зазначається назва виду документа, його автора, дату, номер та заголовок.

У кінці констатуючої частини крапка не ставиться.

Розпорядча частина

Розпорядча частина наказу починається із слова «НАКАЗУЮ», яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

З нового абзацу подається текст розпорядчої частини.

У цій частині наводяться розпорядження, обов’язкові  для виконання підлеглими, які викладаються у наказовій формі від першої особи однини.

Розпорядча частина поділяється на пункти та підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці, конкретні завдання (доручення) та реальні строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено: «керівникам методичних об’єднань», «заступникам директора». При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо.

Узагальнені назви або прізвища виконавців рішень подають у давальному відмінку .

Пропозиції, що містяться в наказі необхідно узгоджувати з раніше прийнятими рішеннями з цього питання, щоб уникнути повторів або суперечностей.

Пункт, що починається словами «Наказ довести до відома...», до наказу не вноситься .

Зміни, що вносяться до наказу, оформлюються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: «Про внесення змін до наказу ...» із зазначенням дати, номера, заголовка розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

Зміни до наказу можна оформляти на окремому аркуші (аркушах). У такому випадку в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:

Після основних пунктів наказу розміщується пункт з переліком документів, що втратили чинність або будуть змінюватися після видання наказу (якщо такі маються).

У разі потреби, в останньому пункті розпорядчої частини наказу може міститися рішення про покладення на посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу. Як, правило, це один із заступників керівника навчального закладу або ж сам керівник.

Підпис

Керівник навчального закладу підписує накази особисто, в межах своїх повноважень, визначених статутом загальноосвітнього навчального закладу, посадовими інструкціями, наказом про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, (повного — якщо документ надрукований не на бланку, скороченого — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціал імені), прізвища.

За відсутності керівника, у разі його заміщення за наказом, наказ підписує особа, що виконує його обов’язки. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала наказ та додаються до найменування посади керівника слова «Виконуючий обов’язки» або «В. о.».

Відбитком печатки закладу засвідчують підпис посадової особи на наказах з питань фінансово-господарської діяльності. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Ознайомлення з наказом

Накази обов’язково доводяться до відома всього педагогічного колективу або окремих осіб, розпорядча частина яких стосується.

Відповідно до п. 3.1.14 Типової інструкції під час ознайомлення з наказом вказаними у ньому особами на першому примірнику наказу проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

Вимоги до наказів з особового складу

Серед кадрової документації найпоширенішими є накази щодо особового складу.

До них належать накази керівника навчального закладу про прийом, переведення і звільнення працівників; про заохочення і стягнення; про надання відпусток; про зміни, що вносяться до трудової книжки (зміна прізвища, назви посади тощо).

Дані накази мають такі особливості:

Відповідно до пунктів 3.1.7 — 3.1.14 Типової інструкції накази кадрових питань (особового складу) оформляється у вигляді індивідуального або зведеного. В індивідуальному наказі (розпорядженні) міститься інформація про одного працівника; у зведеному — про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

У тексті наказу з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається.

Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ» «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ»  тощо.

У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

У кожному пункті наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

У наказах про припинення трудового договору дату звільнення працівника зазначають без прийменника «з» та обов'язково вказують пункт статті Кодексу законів про працю України, на підставі якої звільняють працівника.

Індивідуальний наказ

Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...», «Про прийняття...».

Далі зазначаються прізвище, ім’я, по батькові працівника, на якого поширюється дія наказу та текст наказу.

Зведений наказ

У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: «Про кадрові питання», «Про особовий склад».

До розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення.

Прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

До одного зведеного наказу не включать інформацію, яка згідно з чинним законодавством має різні строки зберігання.

У книгу наказів з кадрових питань (ведеться там, де є не менше трьох працівників) заносяться накази про прийом на роботу, звільнення з посади, переміщення й переведення на посаду, заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, педагогічне навантаження, призначення класних керівників, надання відпусток, командировки тощо. У даній книзі пишеться наказ про розподіл посадових обов’язків між керівництвом закладу.

Книга реєстрації наказів

Накази з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу) оформлюються у друкованому вигляді. Після підписання керівником, реєструються у книгах реєстрації наказів (див. пункти 2.5.16, 2.5.17 Типової інструкції).

Книги реєстрації наказів з основної діяльності (адміністративно-господарських питань), з кадрових питань (особового складу) повинні містити таку інформацію: номер наказу, дата його реєстрації, заголовок (короткий зміст). Орієнтовну форму книги дивися нижче:

Записи в книзі повинні відповідати записам у наказах. Працівник, який веде книгу реєстрації наказів, повинен запов­нювати графи стисло і відповідно до текстів наказів.

Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника та печаткою загальноосвітнього навчального закладу.

Вилучення аркушів з книги не допускається, виправлення також.

Записи в книзі мусять відповідати наявності наказів.

Книга реєстрації наказів є документом суворої звітності і постійного зберігання.

У кінці календарного року оригінали наказів групуються у справи (у хронологічному порядку), кожна сторінка яких нумерується, прошнуровується.

Справи підписуються керівником та спеціально призначеною для ведення діловодства особою. Підписи засвідчуються печаткою

Література

• Державний класифікатор управлінської документації ДК010-89, затверджений наказом Державного комітету України по стандартизації від 31 грудня 1998 року № 1024,
• Типова інструкція з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності, затверджена наказом Міністерства освіти і науки України від 28.07.2013 № 1239

Автор: Дашко М.І.