Наказ – це документ, який засвідчує рішення організаційно-розпорядчого характеру. За допомогою наказу керівник ставить перед працівниками закладу основні завдання, вказує шляхи розв’язання важливих і принципових питань. За своїм призначенням накази поділяються на ініціативні та ті, що видаються на виконання розпоряджень вищих управлінських органів. Необхідно розрізняти специфіку написання й оформлення наказів. Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що відбуваються в навчальному закладі.

         Наказ по школі – це категорична форма управлінського рішення, яка вимагає обов’язкового і своєчасного виконання завдань, що визначені в ньому. Керівники шкіл наказами визначають коло обов’язків і ступінь відповідальності працівників навчального закладу за доручену справу відповідно до законів, нормативних актів, Статуту школи, правил внутрішнього розпорядку, посадових обов’язків. Наказові форми управлінських рішень використовуються при вивченні завдань, підведенні підсумків роботи за чверть, півріччя, рік, результатів аналізу навчально-виховного процесу, санітарного стану школи та класних приміщень, роботи класних керівників тощо.

Загальні положення написання, оформлення наказів по школі встановлені нормами Типової інструкції з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності.  Дотримання вимог і рекомендацій щодо порядку здійснення документування, встановлених цією Інструкцією, є обов’язковим для всіх працівників загальноосвітніх навчальних закладів. Накази видаються з основних питань діяльності, адміністративно-господарських та кадрових питань (особового складу) загальноосвітнього навчального закладу. Накази з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу) оформлюються у друкованому вигляді. Наказ, як правило, оформлюється  на  бланку загальноосвітнього навчального закладу. Зупинимося детальніше на написанні та оформлені наказів з основних питань діяльності та адміністративно-господарських питань.

Створення наказу – складний процес, у якому можна виділити три послідовних кроки:  1-й крок – визначення питання (питань), з якого планується видати наказ, збирання та аналіз відповідної інформації. На цьому етапі спочатку визначається коло питань, які будуть відображені в наказі, а далі вивчається їх сутність, а також збирається та аналізується інформація щодо них. Лише зібравши й проаналізувавши всі необхідні документи і факти, отримавши повну ясність із предмета вивчення, чітко визначивши мету видання наказу, можна приступати до 2-го кроку – складання його проекту. Проект наказу має складатися на підставі ретельного й всебічного вивчення відповідних питань, щоб висвітлені у проекті наказу положення були конкретними і реальними, відповідали законодавству, забезпечувалися необхідними матеріально-технічними засобами та фінансуванням і виключали потребу видання додаткових документів у зв’язку з неповнотою або незавершеністю цього наказу. Підготовка проекту наказу вимагає збору необхідної інформації по суті поставленого питання. Для цього використовують відвідування уроків, факультативів, позакласних заходів, анкетування, зрізи знань, виконання контрольних робіт, перевірку робочих зошитів учнів, календарного, поурочного планування, співбесіди з вчителем,  записи у класних  журналах. Інформація в наказі повинна бути об’єктивна і достовірна. Готує проект наказу директор школи чи його заступник. До підготовки проекту наказу також можуть залучатися й інші педагогічні працівники. Головна умова забезпечення якості наказу – достатня компетентність осіб, які його готують (глибина знання питання, яке контролюється, уміння висловити  свої думки з даного питання, професіоналізм). Текст наказу містить інформацію, для фіксування якої його було видано. Інформація в тексті викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Наказ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання наказів  вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис. Текст наказу  повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту. Бажано, щоб заголовок до тексту наказу був коротким (до 150 друкованих знаків). Крім того він повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, точно передавати зміст тексту наказу. Заголовок наказу починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...»,) або іменника («Про підсумки...», «Про заходи...»).

Текст наказу з питань основної діяльності загальноосвітнього навчального закладу та адміністративно-господарських питань складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої. У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів «На виконання…», «З метою…» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, в констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Констатуюча частина тексту наказу може складатися з кількох речень, у яких спочатку буде викладено суть питання, потім зазначено причину, яка спонукала до прийняття відповідного управлінського рішення, і, нарешті, зроблено висновок щодо необхідності видання наказу. При цьому констатуюча частина має бути викладена чітко, коротко й лаконічно. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться. Втім, після останнього речення цієї частини тексту наказу можна поставити кому згідно з правилами пунктуації. Розпорядча частина наказу починається із слова «НАКАЗУЮ», яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка. Розпорядча частина поділяється на пункти та підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці, конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено: «керівникам методичних об’єднань», «заступникам директора». Завдання викладається дієсловом неозначеної форми: «впровадити», «затвердити», «забезпечити», «зобов’язати», «організувати», «надати», «підготувати», «провести», «розробити» тощо. При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо. Як правило, для кожного завдання визначають конкретний термін виконання. Термін має бути реальним і відповідати обсягу робіт, які потрібно виконати. Утім, у наказі дозволяється зазначати єдиний для всіх завдань термін виконання. У передостанньому пункті розпорядчої частини можуть бути вказані документи, що втрачають чинність після видання цього наказу. Якщо наказом відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: «Визнати таким, що втратив чинність,...». В останньому пункті наказу вказують посадову особу, на яку покладають контроль за виконанням наказу. Директор школи має право залишити контроль за виконанням виданого наказу за собою. Остаточно погоджений і оформлений належним чином проект наказу підлягає підписанню директором школи. У разі відсутності директора школи з поважних причин (перебування у відрядженні, відпустці, відсутності у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності) наказ має підписати особа, що офіційно (тобто на підставі розпорядчого документа) виконує обов’язки керівника. Наказ набуває чинності від дати його підписання, якщо інше не обумовлено у тексті наказу. Після підписання забороняється вносити до наказу будь-які виправлення й уточнення.

Зміни, що вносяться до наказу, оформлюються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: «Про внесення змін до наказу...» із зазначенням дати, номера, заголовка розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу  починається з такого пункту: «1. Внести зміни до наказу …». Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад: «1) пункт 2 викласти в такій редакції:...»; «2) пункт 3 виключити»; «3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...». Якщо зміни до розпорядчого документа оформлюються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу  зазначається: «1. Внести зміни до... (додаються)».

Проект наказу передають директорові, який вносить в нього зміни, доповнення, підписує і ставить дату. Накази нумеруються у порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

І останній, 3-й, крок – доведення наказу до виконавців. На першому примірнику наказу заздалегідь оформляють відмітку «З наказом ознайомлені» і з нового рядка зазначають посади, прізвища та ініціали виконавців, а самі виконавці проставляють свої особисті підписи та дату ознайомлення з наказом.

Аналітичні накази – найбільш складні накази. В них узагальнюються підсумки  вивчення досвіду роботи вчителів, груп вчителів, методичних об’єднань з метою їх розповсюдження, узагальнення та використання у практиці.

Пропонуємо зразки  деяких аналітичних наказів.